Oasys - Thunderbird (5)
by voisard
Weil ich mein Email-System selbst wählen kann, benutze ich Thunderbird. Früher (zu Schulzeiten) habe ich mal Eudora verwendet, das auf einer Diskette gespeichert war. Thunderbird ist ebenso mobil, und hochportabel, weil ich zwischen Windows, Ubuntu und OS X hin- und her pendle, kommt mir das sehr zu gute. Auch ist die Vergabe von Schlagwörtern mit einem Tastendruck ein herausragendes Feature, das ich so nirgendwo sonst finden konnte. Dafür (und aus anderen Gründen) verzichte ich gerne auf die hervorragende Systemintegration von Mail.app.
Einführung Ich nutze POP3 und alle Emails laufen in einem Account zusammen, den ich auch als Emailarchiv nutze, siehe Beitrag 6, im Profil des Thunderbird liegen nur die aktuellen ‘Vorgänge’. Ich nutze dort sieben virtuelle Ordner, die den Labels folgen und einen, der zweite Inbox ist. In der zweiten Inbox werden diejenigen Nachrichten angezeigt, die kein Schlagwort haben und in der eigentlichen Inbox liegen oder von mit versandt wurden. Dort beginne ich, Emails zu bearbeiten - am Tag vielleicht 200 Stück (was sicher noch sehr wenig ist) - ich drücke eine Taste von 1 bis 6 bei jeder Email und navigiere mit den Pfeiltasten. So weise ich jeder Mail, die für mich interessant ist einen ‘nächsten Schritt’ zu und schleuse alle anderen mit der (5) aus dem System. Dadurch bleibt das Profil, vorausgesetzt, ich leere den virtuellen Ordner (5) regelmäßig, extrem schlank und damit tragbar. Dadurch wird die zweite Inbox leer, alle Mails liegen tatsächlich aber in der echten Inbox, denn ich benutze keine Ordner. Es kommt durchaus vor, dass ich während dem Abarbeiten Mails sofort beantworte oder ins analoge System übertrage, das ist erlaubt (2-Minuten-Regel), aber meist arbeite ich die zweite Inbox erst komplett ab. Was ich danach noch tun muss, ist, die virtuellen Ordner (1)-(4) und (6) und ihre Inhalte möglichst so zu bearbeiten, dass ich auf die (5) wechseln kann.
Beispielfälle Ich erhalte eine Mail, in der ich nach bestimmten Unterlagen und einer Rückmeldung über einen bestimmten Punkt gefragt werde. Diese Email liegt auf (1), weil ich vor einer Antwort noch etwas tun muss. / Ich erhalte eine Mail, in der ich einen Termin bestätigen soll. Sie liegt auf (2), weil sie mit der Antwort (5) wird. / Ich erhalte ein Mail, die ich mit einem Link oder etwas anderem an mich selbst adressiert habe. Sie liegt auf (4) wenn es eine Wiedervorlage ist, auf (6) wenn ich die Informationen in meinem System behalten und analogisieren will. / Ich erhalte eine Mail, die nicht an mich gerichtet ist und die ich nicht weiter voranbringen kann. Diese Email liegt gleich auf (5). / Ich habe in der virtuellen Inbox eine Mail, die ich selbst geschrieben habe. Sofern ich der Meinung bin, dass die Antwort für mich wichtig ist, lege ich sie auf (3). So werde ich regelmäßig daran erinnert und kann notfalls mahnende Worte schreiben.
Vorteile Für alles, was in mein System kommt, treffe ich eine disziplinierte Entscheidung, weil ich maximal sechs Möglichkeiten habe. Ich reduziere einen Stapel von 200 Mails so in wenigen Sekunden auf 25 für mich relevante und 175 zu löschende. Ich beziehe auch alle Mails mit ein, die ich selbst verschickt habe, alles an einem Ort, weil ich eine disziplinierte Entscheidung getroffen habe, kann ich die tatsächliche Bearbeitung auf die wesentlichen Mails beschränken und zeitlich souverän erledigen. Damit spare ich mir Nerven, Zeit und Ordnersortiererei und ich vergesse nichts.