Oasys - Referenzen (8)
by voisard
Bestandsaufnahme Alle anderen Referenzen, d.h. die physischen (genauere Regeln folgen unten) liegen bei mir in Mappen, die man als Manila-3rd-Cut bezeichnet, der Büroartikelversand Viking bietet diese u.a. in Deutschland an. Es handelt sich dabei um die Mappen, von den Herr David Allen immer spricht, bzw. die aus amerikanischen Krimiserien bekannt sein dürften. Diese sind die größte Gliederungseinheit und finden in drei Pappkartons Platz, die ich noch aus Classei-Zeiten habe. Die Mappen dazu habe ich auch noch, ich verwende sie als Durchlaufmappen und für schnelle Vorgänge, sowie zur Unterteilung der leider halterfreien 3rd-Cuts. Beschriftet habe ich sie mit dem Metakontext und dem Titel, sortiert wird aber nur nach Titel, weil ich sonst ein gewaltiges Problem hätte. Warum solche Mappen besser zu handhaben sind als Ordner oder Hängemappen, haben andere schon ausreichend erörtert. In einer schmucken Plastikbox reisen immer mit mir herum: Heute, Morgen, Woche und 1 - 6 sowie der Index aller Mappen und die Mappen, die ich währende der Reise oder für Sitzungen und Projekte benötige.
Reihung Ich verwende eine intuitive Reihung, also A1 ist ein linker Tab, A2 ein mittlerer. Ich achte jedoch stets darauf, dass ich im Zweifelsfall immer einen rechten Tab zuerst anlege, denn mit diesem wird in Dreierschritten geblättert. Wenn die Mappen erst ein gewisses Volumen enthält, kann man die Beschriftungen auch ohne Blättern lesen, aber da das nicht immer und überall so ist, hilft die Dreierschrittregel sehr bei der Anlage neuer Mappen. Von dieser rechten Mappe wird dann nach vorne, also bis zu nächsten, rechten Mappe aufgefüllt. Die Rückseite der Tabs verwende ich für Review-Marker.
Ablageregeln Alles, was nur physisch existent ist, physisch besser handhabbar (Texte zur Überarbeitung, Sitzungsprotokolle), was in Armreichweite zum Schreibtisch sein muss, ohne ihn zu überfüllen, was schnell absortiert werden muss oder in einem bestimmten Turnus benötigt wird, darf eine Mappe haben und in dieser bleiben. Im Index stehen Verfallsdaten und die Reviewkette wird durch die Einrückung deutlich gemacht. Für kurzfristige Angelegenheiten nehme ich eine Aktenkarton und lege ihn in eine übergeordnete Sinneinheit ein. Im Zweifelsfall entscheide ich nach theoretischem Wachstum. Die Klassifikation ABC hilft mir auf dem Etikett dabei, zu unterscheiden, wo vertrauliches Material eingelegt ist und was ich auch mal liegen lassen kann.